Mehrwertsteuerermittlung: Nativ, Add-on oder Tax Engine?

Die Steuerfunktion in den heutigen multinationalen Unternehmen ist einem ständigen Wandel unterworfen, sei es in Bezug auf die Gesetzgebung oder die Umstrukturierung des Unternehmens, die geografische Expansion, Fusionen und Übernahmen, neue Geschäftsbereiche, neue Beschaffungsquellen oder neue komplexe Produktlinien. All diese Einflüsse wirken sich auf die Festlegung der Mehrwertsteuer aus.

Der manuelle Prozess der Aktualisierung von SAP-Systemen zur Anpassung an Änderungen erfordert IT- und Finanzressourcen. Selbst wenn die Systeme aktualisiert wurden, kann die Schwäche des SAP-Systems bei der multinationalen Mehrwertsteuerermittlung dazu führen, dass das Unternehmen potenziellen Fehlern ausgesetzt ist, was zu Problemen bei der Steuererklärung und bei der Rechnungsprüfung führt.

Alternativen zur Steuerermittlung in SAP
Viele multinationale Unternehmen mit komplexen Einkaufs- und Vertriebsstrukturen nutzen das native SAP mit einer stark angepassten Einrichtung. Aber es gibt auch die Alternativen eines Add-ons zu SAP, einer Steuer-Engine oder die neueste Option, eine Steuerbestimmungsanwendung zu einer Cloud-Plattform wie SAP Business Technology Platform (BTP) hinzuzufügen.

Einheimische SAP

In vielen Unternehmen wird die ursprüngliche Investition in das SAP-System immer noch als erheblich angesehen, so dass das System im Laufe der Zeit, wenn das Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt, angepasst werden kann, anstatt ein Plug-in oder eine Steuer-Engine hinzuzufügen. Möglicherweise gibt es auch ein internes SAP-Team, das das System laufend anpasst. Häufig hat die Steuerabteilung jedoch nur begrenzten Einfluss auf den nativen Ansatz, da Änderungen komplex sind, Zeit in Anspruch nehmen und kostspielige IT-Projekte beinhalten können. Anpassungen bedeuten auch, dass die Steuerabteilung die Mehrwertsteuertabellen nicht selbst pflegen kann.

Steuer-Engine

Eine Tax Engine ist über eine externe API mit dem SAP ERP verbunden. Die Steuer-Engine ermöglicht die Verwaltung von Steuerkennzeichen und -sätzen über Tabellen und nicht innerhalb des ERP. Das bedeutet, dass Aktualisierungen und Änderungen von Geschäftsanwendern und nicht von teuren SAP-IT-Ressourcen vorgenommen werden können.

Eine Steuer-Engine kann mit mehreren ERP-Systemen verbunden werden und in mehreren Regionen arbeiten. Sie kann auch Steuersätze zentral aktualisieren. Ein Nachteil ist jedoch, dass die Engine außerhalb von SAP angesiedelt ist und daher die Stammdaten in die Steuer-Engine kopiert werden müssen. Dies kann komplex sein und Zeit in Anspruch nehmen, und auch Aktualisierungen können schwierig sein. Darüber hinaus können Steuer-Engines teuer sein, da sie in der Regel pro Transaktion abgerechnet werden, so dass mit dem Wachstum Ihres Unternehmens die Betriebskosten für Steuern proportional zum Umsatz steigen.

Add-on oder Plug-In

Ein Plug-in oder Add-on befindet sich innerhalb einer einzigen SAP-Instanz und benötigt keine Verbindung zu einer externen Datenquelle. Ähnlich wie eine Steuer-Engine ermöglicht ein Add-on oder Plug-in die Verwaltung von Steuerkennzeichen und -sätzen über Tabellen und nicht innerhalb des ERP-Systems, was bedeutet, dass Aktualisierungen und Änderungen von Geschäftsanwendern und nicht von teuren SAP-IT-Ressourcen durchgeführt werden können.

Ein Add-on ist in der Regel auf eine bestimmte Region ausgerichtet. Das Meridian-Mehrwertsteuer-Add-on ist zum Beispiel auf die Ermittlung der EU-Mehrwertsteuer spezialisiert und daher besonders stark in Bereichen wie Triangulation oder innergemeinschaftlicher Erwerb. Ähnlich wie bei einer Steuer-Engine werden auch hier Änderungen an den Steuervorschriften und -gesetzen zentral vom Add-on-Anbieter aktualisiert und der gesamten installierten Basis zur Verfügung gestellt.

Für jede SAP-Instanz ist ein eigenes Plug-in oder Add-on erforderlich, aber die niedrigeren Betriebskosten würden für Unternehmen mit weniger Instanzen immer noch zu erheblichen Einsparungen führen.

Steuerermittlung für die Cloud-Plattform (SAP BTP)

Die neueste Generation von Lösungen zur Steuerermittlung kombiniert viele der Vorteile einer Tax Engine und eines Plug-ins und ist zudem Teil einer größeren IT-Anwendungsplattform für Unternehmen. Meridian Arco ist eine Anwendung, die für die SAP Business Technology Platform entwickelt wurde und über API mit S/4 HANA-Instanzen vor Ort und in der Cloud kommuniziert. Mit Arco können Sie außerdem Steuerkennzeichen und -sätze über Tabellen und nicht innerhalb des ERP-Systems verwalten, sodass das Steuerteam das System auf dem neuesten Stand halten kann.

Die Arco-Steuerermittlung bietet alle Funktionen des bestehenden Mehrwertsteuer-Add-ons, aber eine bedeutende Entwicklung ist, dass nur eine Arco-Anwendung für mehrere SAP-Instanzen benötigt wird. Außerdem wird die Implementierung und Verwaltung durch cloudbasierte Anwendungen weiter vereinfacht, die Steuertabellen für die Implementierung testen und vollständige Details zu automatisierten Steuerentscheidungen liefern.

Da die Arco-Anwendung auf BTP basiert, bedeutet dies auch, dass die Steuerermittlung auch mit anderen in der SAP Business Technology Platform gehosteten Anwendungen integriert werden kann.